Ist E-Mail-Marketing DSGVO tauglich?

Peter Baumgartner

Seit 25.05.2018 ist die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) in Kraft. Die Verunsicherung bei Firmen und deren Verantwortlichen ist groß. Dieser Beitrag soll unterstützend für Unternehmer, Führungskräfte und Marketingverantwortliche wirken, um die grundlegenden Fragen und Missverständnisse des Newsletterversands betreffend der DSGVO und des TKG (Telekommunikationsgesetz) verständlich zu machen. Eigentlich hat sich für das E-Mail-Marketing nicht viel verändert.

¹Für den E-Mail-Versand gelten zusätzlich die Bestimmungen des Telekommunikationsgesetzes (§ 96 TKG). Diese Bestimmungen stammen nicht aus der DSGVO, sondern aus der E-Privacy-Richtlinie, die derzeit auf EU-Ebene überarbeitet wird.

1. Ist der Newsletterversand seit 25.05.2018 lt. "DSGVO" noch zulässig?

JA, unter bestimmten Voraussetzungen!

2. Newsletterversand Voraussetzungen:

• Die E-Mail-Adresse des Kunden wird direkt beim Verkauf der Ware oder Dienstleistung erhoben. Wichtig ist, die Beweisführung d.h. bei Verkauf der Ware/Dienstleistung den Kunden ein Formular (Name, Datum, Ort und Zweck) für den Newsletterversand schriftlich ausfüllen und unterfertigen zu lassen. Wenn ein Onlineeinkauf getätigt wird, wie unter Punkt 3 beschrieben vorgehen.
  Wichtig, das Formular zur Beweislage so zu verwahren, dass das im Streitfall wieder gefunden wird!
• Jede Newsletterkampagne oder Massen-E-Mail muss kostenlos und einfach für den Empfänger stornierbar sein, z. B. ein Abmeldelink in der zugestellten E-Mail sollte sichtbar und unmissverständlich darauf hinweisen.
• Die E-Mail-Kampagne erfolgt zur Direktwerbung für eigene oder ein ähnliches Produkt.
• Der Empfänger der E-Mail ist nicht in der „ECG-Liste“ angeführt.

3. Die Kunden- Zustimmung zum Newsletterversand kann folgendermaßen aussehen:

• Checkbox im Kontaktformular
• Durch ein Double-Opt-In verfahren.
  Die Umsetzung für ein Double-Opt-In kann folgend aussehen:Der Webseitenbesucher gibt die E-Mail-Adresse im Feld für Newsletteranmeldung (z. B. auf Ihrer Webseite) ein und erhält auf die angegebene E-Mail-Adresse (den Beispieltext für ein Double-Opt-In Verfahren) einen Link, durch seinen Klick in der E-Mail erteilt er die Zustimmung.
• Leider ist im TKG (Telekommunikationsgesetz) auch eine mündliche Zustimmung inkludiert, von der ist abzuraten, den im Streitfall ist eine mündliche Zusage schwer zu beweisen, immer eine digitale oder schriftliche Zustimmung einholen!

4. Koppelungsverbot beachten!

Das heißt, dass das Verarbeiten von Datenverarbeitungsvorgängen von anderen Vertragserklärungen unabhängig sein muss.

Nicht erlaubt ist:

• Ja, Sie dürfen mein Geburtsdatum zu Geburtstagswünschen nutzen und ich stimme zu, dass der wöchentliche E-Mail-Newsletter an meine angegebene E-Mail-Adresse erfolgen darf.

Erlaubt ist:

• Ja, Sie dürfen mein Geburtsdatum zu Geburtstagswünschen nutzen.
• Ich stimme zu, dass der wöchentliche E-Mail-Newsletter an meine angegebene E-Mail-Adresse erfolgt.

5. Die Einwilligung per AGB ist nicht erlaubt, oder?

Nein, ist nicht erlaubt. Nach dem DSGVO (insbesondere wegen des Koppelungsverbotes) ist die Erbringung über die "Allgemeinen Geschäftsbedingungen" schwer zu erledigen. Die Zustimmung sollte über eine gesonderte Textdatei und durch Akzeptieren einer Checkbox umgesetzt werden.

6. Dürfen bestehende Kunden weiterhin Newsletter erhalten?

Ja, wen folgende fünf Voraussetzungen erfüllt sind:

• Die E-Mail-Adresse wird beim Verkauf einer Ware oder einer Dienstleistung erhoben.
• Bei Erhebung der E-Mail-Adresse ist die Möglichkeit gegeben, den Empfang kostenlos und ohne Probleme abzulehnen.
• Bei jeder Zusendung besteht die Möglichkeit, den Empfang kostenlos und ohne Probleme abzulehnen.
• Der Newsletter erfolgt zur Direktwerbung für eigene oder ein ähnliches Produkt.
• Es besteht kein Eintrag in der „ECG-Liste“.

7. E-Mails senden ohne die Zustimmung des E-Mail-Empfängers bzw. Kunden?

Wen keine Zustimmung des Empfängers/Kunden vorliegt, können E-Mails trotzdem versendet werden, wen alle nachfolgenden fünf Punkte erfüllt sind.

• Die E-Mail-Adresse wird beim Verkauf einer Ware oder einer Dienstleistung erhoben.
• Bei Erhebung der E-Mail-Adresse ist die Möglichkeit gegeben, den Empfang kostenlos und ohne Probleme abzulehnen.
• Bei jeder Zusendung besteht die Möglichkeit, den Empfang kostenlos und ohne Probleme abzulehnen.
• Newsletter erfolgt zur Direktwerbung für eigene oder ähnliche Produkte.
• Es besteht kein Eintrag in der „ECG-Liste“.

8. Welche Angaben muss eine E-Mail enthalten?

• Name oder Firma
• Rechtsform
• Standort der Gewerbeberechtigung
• Firmenbuchnummer
• Firmenbuchgericht

9. Ist ein Impressum im Newsletter notwendig?

Ja, wen viermal im Jahr eine Aussendung per E-Mail in gleicher Form an den Adressaten erfolgt, ist lt. Mediengesetz ein Impressum im Newsletter anzugeben. Die jeweiligen Angaben sind natürlich abhängig von der jeweiligen Rechtsform und unterliegen den Offenlegungsvorschriften, die im Newsletter oder durch einen Link angegeben sein müssen.

• Firma, Sitz, Unternehmensgegenstand.
• Grundlegende Richtung des Newsletters.
• Bei allen juristischen Personen und Personengesellschaften: Vertretungsbefugte Organe (z. B. Geschäftsführer/Vorstandsmitglieder) sowie Mitglieder des Aufsichtsrates.
• Bei Gesellschaften: Beteiligungsverhältnisse der Gesellschafter inkl. deren Höhe, inkl. Treuhandverhältnissen und stillen Beteiligungen.
• Bei Vereinen: vertretungsbefugte Organe und Vereinszweck.
• Bei Stiftungen: Stifter und Begünstigte
• Sind die anzugebenden Gesellschafter ihrerseits wieder Gesellschaften, so sind auch deren Gesellschafter entsprechend anzuführen. Sind auch dies wieder Gesellschaften, so sind auch deren Gesellschafter entsprechend anzugeben usw.

 ^{1 https://www.wko.at/service/wirtschaftsrecht-gewerberecht/E-Mails_versenden_-_aber_richtig.html}

Dieser Beitrag/Liste (Punkt 1-9) ersetzt keine Rechtsberatung für individuelles Newsletter bzw. E-Mail-Marketing und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Letztes Update 03.06.2020